Pojmy
Subjekt údajů (dále jen „občan“)
- Fyzická osoba (včetně osob samostatně výdělečně činných), k níž se osobní údaje vztahují (např. poplatník poplatku za komunální odpad);
Osobní údaj
- Veškeré informace o identifikovaném nebo identifikovatelném občanovi; identifikovatelným občanem je fyzická osoba, která lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby;
Správce
- Město Brušperk, subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj. Zpracováním osobních údajů může Město Brušperk zmocnit nebo pověřit zpracovatele, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak;
Zpracovatel
- Každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo z pověření Města Brušperka zpracovává osobní údaje podle Zákona a Nařízení, a to na základě uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů;
Účel zpracování osobních údajů
- Cíl (správní nebo samosprávní agenda), pro který je nezbytné či účelné osobní údaje subjektu údajů zpracovávat;
Kategorie zpracování osobních údajů
- Kategorie osobních údajů a výčet typických osobních údajů subjektu údajů zpracovávaných pro určitý účel;
Zpracování osobních údajů
- Jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Kategorie zpracovávaných osobních údajů
Město Brušperk v návaznosti na příslušný právní titul a účel zpracování zpracovává následující kategorie osobních údajů
- Identifikační a kontaktní údaje občana (zejména jméno, příjmení, titul, adresa bydliště, adresa trvalého pobytu, doručovací adresa, datum a místo narození, rodné číslo, pohlaví, rodinný stav, občanství, povolání, vzdělání, národnost, údaje o dokladech totožnosti, bankovní spojení, e-mail, tel. číslo)
- Údaje o rodinných vazbách občana (identifikační údaje otce a matky dítěte, snoubenců, rodičů snoubenců, svědků, pozůstalých po zesnulém)
- Údaje týkající se poplatků (název poplatníka, variabilní symbol, rodné číslo (IČO), adresa, sazba poplatku, počet splátek, typ úhrady)
- Údaje o smluvním vztahu občana (zejména výše záloh, plateb, ročních vyúčtováních, údaje o spolubydlících a případném porušení smluvní povinnosti nájemníka)
- Údaje týkající se čtenářů (historie vypůjčených knih)
- Další údaje získané od občana nebo v rámci komunikace s občanem (videonahrávka občana při jeho jednání s pracovníky městského úřadu);
Zdroje osobních údajů
- Město Brušperk získává osobní údaje občanů zejména z vlastního registru obyvatel, který v rámci katastru města spravuje v souladu s § 4 odst. 2 a § 5 odst. 3 zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech. Obsah registru je aktualizován automatizovaně z celostátního základního registru obyvatel spravovaného Ministerstvem vnitra ČR.
- Město Brušperk rovněž získává osobní údaje přímo od občanů v rámci jednání o uzavření smlouvy či výběru samosprávního poplatku u osob s trvalým pobytem mimo katastr města.
- Město Brušperk dále získává osobní údaje z veřejných registrů a evidencí, od orgánů státní správy nebo na základě zvláštních právních předpisů.
- Město Brušperk vždy informuje občany o tom, kdy je poskytnutí osobních údajů nezbytné pro výkon konkrétní agendy a kdy je naopak dobrovolné, avšak poskytnutí takových osobních údajů usnadní vzájemnou komunikaci mezi občany a městským úřadem a také významně zefektivní vykonávanou agendu.
- Za účelem zajištění bezpečnosti majetku i osob (občanů i zaměstnanců úřadu) jsouve vybraných veřejnosti přístupných prostoráchúřadu instalovány kamerové systémy. O umístění kamerových systémů jsou návštěvníci úřadu vždy informováni informačními cedulemi při vstupu do takového prostoru. Záznamy z kamerových systémů archivuje Město Brušperk po nezbytně nutnou dobu a mimo uvedený účel nejsou dále nijak zpracovávány. Kamerové záznamy mohou být předány orgánům činným v trestním řízení za účelem objasnění skutkového stavu věci.Podrobná informace k příslušnému kamerovému systému je k dispozici na kontaktním pracovišti úřadu.
Právní základ zpracování osobních údajů
Město Brušperk zpracovává osobní údaje občanů na základě následujících právních důvodů (titulů)
- plnění právní povinnosti,
- plnění smlouvy,
- oprávněný zájem města,
- platný souhlas občana se zpracováním osobních údajů.
Účely zpracování osobních údajů
Plnění právní povinnosti
Město Brušperk zpracovává osobní údaje občanů za účelem plnění svých zákonných povinností především v následujících oblastech
- Evidence obyvatel - naplnění zákona 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a další úkony a součinnost podle zvláštních zákonů. V rámci této zákonné povinnosti jsou zpracováványpředevším informace o novém přihlášení k trvalému pobytu na území města a o zrušení trvalého pobytu, které jsou zapisovány do příslušných registrů v rámci systému CZECHPOINT. Mimo elektronickou evidenci jsou zpracovávána všechna hlášení i v listinné podobě.
U tohoto zpracování je stanovena doba uchování záznamů 75 let po úmrtí obyvatele.
- Matrika – kompletní výkon matriční agendy dle zákona č. 301/2000 Sb. a souvisejících zákonů a další úkony a součinnost matričního úřadu podle zvláštních zákonů. V rámci této zákonné povinnosti jsou zpracovávány osobní údaje žadatelů, jejich rodinných příslušníků definovaných podle zákona o matrikách a fyzických osob, k nimž se osobní údaje vztahují. Zpracování probíhá jak v elektronické, tak i v listinné podobě matričních knih (Kniha narození, Kniha manželství a Kniha úmrtí).
U tohoto zpracování je stanovena doba uchování 100 let v případě záznamu o narození, 75 let v případě záznamu o manželství a 75 let po úmrtí obyvatele
- CZECHPOINT– vydávání výpisů z informačních systémů veřejné správy, úkony a podání související s agendou datových schránek, včetně konverze dokumentů, úkony a podání související s agendou základních registrů veřejné správy, ostatní podání a úkony kontaktního místa veřejné správy, stanovené zvláštními zákony.
U tohoto zpracování je stanovena doba uchování záznamů 10 let, pro výpisy z rejstříku trestů 2 roky.
- Vidimace / legalizace – ověřování pravosti podpisů a dokumentů podle zákona číslo 21/2006 Sb.Zpracování probíhá pouze v listinné podobě (Ověřovací kniha) bez automatizovaného zpracování v informačním systému. Archivace ověřovacích knih je ze zákona 10 let po uzavření knihy.
- Příprava voleb – vedení volebních seznamů, vydávání voličských průkazů a další úkony související s přípravou voleb, do zastupitelstev v obcích, do zastupitelstev krajů, do Evropského parlamentu a prezidenta republiky.
U tohoto zpracování je stanovena doba uchování záznamů 5 let
- Úřední deska – povinné zveřejňování údajů na elektronické nebo fyzické úřední desce a v případě doručování veřejnou vyhláškou. Na úřední desce je dokument zveřejněn zpravidla po dobu 15 dnů, následná archivace odpovídá archivační lhůtě dle dané kategorie dokumentu.
- Přestupky–vedení evidence přestupků dle zákona č. 200/1990 Sb. na úseku ochrany před alkoholismem a jinými toxikomaniemi, na úseku zemědělství a myslivosti, na úseku obrany České republiky, proti veřejnému pořádku, proti občanskému soužití a proti majetku.
U tohoto zpracování je stanovena doba uchování záznamů 5 let
- Přidělování čísel popisných – přidělování čísel popisných, evidenčních a orientačních, vedení jejich evidence, vydávání potvrzení o přidělených číslech, aktualizace a opravy údajů v základním registru územní identifikace adres a nemovitostí, další úkony dle zvláštních zákonů.
U tohoto zpracování je stanovena doba uchování záznamů po dobu existence stavby.
- Výběr místních poplatků – vedení agendy výběru místních poplatků za odvoz komunálního odpadu, poplatku ze psůapoplatku za zábor veřejného prostranství.
U tohoto zpracování je stanovena doba uchování záznamů s ohledem na povinnou archivaci účetních dokladů 10 let po ukončení povinnosti poplatníka.
Plnění smlouvy
- Platby z nájemních smluv – zpracování osobních údajů občanů města v souvislosti s plněním smluvních závazků z uzavřených nájemních smluv, zejména pro účely platného uzavření, změny, ukončení smlouvy a výběru plateb nájemného v souladu s příslušnými právními předpisy.
U tohoto zpracování je stanovena doba uchování záznamů s ohledem na povinnou archivaci účetních dokladů 10 let po ukončení smluvního vztahu.
- Knihovna – vedení evidence čtenářů a jimi vypůjčených knih při poskytování knihovnických služeb na základě knihovního zákonaa v oprávněném zájmu města pro ochranu svého majetku a pro zajištění výběru odpovídajícího poplatku.
U tohoto zpracování je stanovena doba uchování záznamů 1 rok po ukončení registrace čtenáře.
Oprávněný zájem
- Oprávněný zájem se jako právní titul zpracování osobních údajů uplatní tam, kde převažují legitimní zájmy/práva správce nad zájmy/právy občanů, a to při zohlednění přiměřeného očekávání občanů na základě jeho vztahu se správcem. Jedná se o případy, pro které není nutný souhlas se zpracováním osobních údajů.
- Ochrana základních či jiných důležitých práv Města Brušperka vyplývajících z obecně závazných právních předpisů a smluv v rámci různých sporů, kontrol, šetření, řízení a ve vztahu k smluvním partnerům a třetím osobám, a to po dobu, která je stanovena obecně závaznými právními předpisy, nejdéle však 5 let po ukončení posledního smluvního vztahu občana s Městem Brušperk;
- Ochrana majetku města, života a zdraví zaměstnanců, občanů a osob vstupujících do objektů města po dobu 3 dní od pořízení záznamu;
- Zamezení podvodného jednání poškozujícího Město Brušperk v případech důvodného podezření, a to po dobu, která je stanovena obecně závaznými právními předpisy, nejdéle však 5 let po ukončení posledního smluvního vztahu nájemce s Městem Brušperk.
- Vymáhání pohledávek po dobu zákonných promlčecích dob, maximálně však po dobu 5 let
Souhlas se zpracováním osobních údajů
- V případě, že Město Brušperk zpracovává osobní údaje občanů pro jiné účely, které nelze podřadit pod účely uvedené v článku 5.1, 5.2 a 5.3, může tak činit pouze na základě uděleného platného souhlasu se zpracováním osobních údajů ze strany občana, který je projevem svobodné vůle občana a tvoří tak specifický titul pro takové nakládání s osobními údaji.
- Občan uděluje podpisem písemného formulářesouhlas se zpracováním osobních údajů a to pro níže uvedené účely a po níže uvedenou dobu:
- V souvislosti s vítáním nových občánků za účelem využití příspěvku města Brušperk pro založení vkladní knížky či prvního konta dítěte u České pošty a.s. pobočky Brušperk.po dobu organizace akce a předání příspěvků.
- Za účelemvýroby blahopřání k příležitosti slavnostního vítání občánků v Brušperku, po dobu organizace akce. - Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů je dobrovolné a svobodné. Neudělení souhlasu či zúžení jeho rozsahu nemá vliv na plnění dříve sjednané služby po dobu její platnostinebo na možnost uzavření nového závazku ze strany města. Udělený souhlas lze kdykoliv zčásti nebo zcela odvolat.
Způsob zpracování osobních údajů
- Osobní údaje občanů jsou zpracovávány automatizovaně i manuálně a mohou být zpřístupněny zaměstnancům městského úřadu, pokud je to nezbytné k plnění jejich pracovních povinností, zpracovatelům, s nimiž má Město Brušperk uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů a případně dalším osobám v souladu s příslušnými právními předpisy.
Příjemci a zpracovatelé osobních údajů
- Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů vedle Města Brušperka a jeho zaměstnanců zpracovávány také jeho smluvními zpracovateli, a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s příslušnými právním předpisy.
- Zpracování osobních údajů mohou pro Město Brušperk provádět výhradně zpracovatelé s garancemi organizačně-technického zabezpečení těchto dat a s vymezením účelu zpracování, přičemž zpracovatelé nesmí použít údaje k jiným účelům.
Práva občanů týkající se zpracování osobních údajů
- Za stanovených podmínek může občan uplatnit veškerá níže uvedená práva, které mu přiznávají právní předpisy upravující ochranu osobních údajů: Práva občanů (v souboru pdf)
- Lhůta, ověření totožnosti
- Město Brušperk bude reagovat na jakoukoliv žádost občana související s výkonem jeho práv bez zbytečného odkladu, maximálně do jednoho měsíce od doručení žádosti. Tuto lhůtu lze v případě potřeby s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce, o čemž bude občan informován. V případě závažných žádostí (např. žádost o přenesení údajů či žádost o výmaz) je město oprávněno požadovat ověření totožnosti občana (např. ověřený podpis zákazníka na žádosti).
Účinnost
- Tyto informace nabývají účinnosti dne 25. 5. 2018.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů
- Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO)
Město Brušperk
Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Adresa: VK Náměstí 22, Brušperk, 739 44
Telefon: 731 232 743
E-mail: poverenec@brusperk-mesto.cz
